ADMINISTRASI PERKANTORAN: MACAM DAN PROFIL HUMAS

MODUL BELAJAR

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tingkat/Semester : XI / GANJIL

Tahun Pelajaran : 2016/2017

STANDAR KOPETENSI :

ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

KOMPETENSI DASAR :

1.      MENGIDENTIFIKASI MACAM-MACAM HUMAS

2.      MENGEVALUASI MACAM-MACAM HUMAS

3.      MENGIDENTIFIKASI PROFIL HUMAS

4.      MENGOLAH INFORMASI YANG DITERIMA DARI MEDIA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

DISUSUN OLEH:

FAIZAH MUTIAYU NURROHMAINI (09)

SMK N 11 WONOSARI

Jl. Vereran Wonosari Gunungkidul Telp. (0274) 391054 Kode Pos 55812

2016

URAIAN MATERI

1.        MENGIDENTIFIKASI MACAM-MACAM HUMAS

A. Humas Pemerintahan

            Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain keluar humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dam saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan.

Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik”yang melekat dalam setiap program pemerintah antara lain sbb :

1.      Program pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.

2.      Seringkali hasilnya abstrak,yang sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

3.      Program pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.

Karakterstik itulah yang dapat dijadikan latar belakang mengapa humas pemerintahan perlu diterapkan dan dikembangkan secara professional.Namun tugas yang berat tersebut ternyata masih ditambah dengan hambatan penerapan humas yang ideal di pemerintahan.

Dengan demikian,ada dua sisi yang melatar belakangi perkembangan humas pemerintahan

         Sisi pentingnya humas bagi pemerintahan

         Hambatan-hambatan yang dihadapi oleh humas pemerintahan.

B.  Humas Industri dan bisnis

Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal di atas dan masyarakat sebagai sasaran market industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk memperhatikan dan melibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka. Sehingga ada hibungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Mereka berdua pada akhirnya memiliki kesadaran dan tanggungjawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan, konservasi alam dan ekonomi. Dari sisi manajemen (perusahaan),hal ni memerlukan perhatian yanh lebih untuksenantiasa memberitahu masyarakat terhadap masalah-masalah,alasan-alasan dan pembenaran atas keputusan-keputusan manajemen. Sebaliknya, mereka juga harus mengetahui lebih banyak tentang masyarakat dam kepentingan mereka atau kepentingan golongan –golonagn khusus, yakni yang dapat mempengaruhi dampak terhadap industri dan bisnis.

Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industridan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketinh yang pada akhirnya melahirkan terapan marketing PR hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan.

C. Humas Sosial

·      Humas penegak hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hokum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

·      Humas Profesi

Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Kampanye kesehatan, sadar hokum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan terobosan-terobosan baru hasil penelitian, pengalaman dramatisdalam mencari berita,produksi dan pemutaran film-film profesi adalah contoh penerapan humas profesi dokter, pengacara, waatawan, artis dan sebagainya.

·      Humas Organisasi Sukarela

Peranannya untuk merancang suatu program humas yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.

·      Humas organisasi Internasional

Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, tukar-menukar di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antarnegara.Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting.

Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antarnegara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.Humas organisasi internasional menghadapi problema yang sama denagn organisasi lainnya,namun medannya jauh lebih luas.

2.        MENGEVALUASI MACAM-MACAM HUMAS

A. Humas Pemerintahan

Tugas Humas Pemerintah

·        Menyebarkan informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai

·        menerangkan dan mendidik publik mengenai perundang-undangan, peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari

·        Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan humas pemerintahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya pada ruang lingkup kerja saja.

·         menjalankan kegiatan kebijakan publik dan pelayanan publik. Salah satu kegiatan humas pemerintah dalam bidang kebijakan publik adalah membrikan berbagai informasi tentang kebijakan pemerintahan yang mengikat rakyat atau masyarakat

·        Humas pemerintah juga harus memberikan pelayanan terbaik, dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit untuk memberikan kepuasan kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau public

Ruang Lingkup Humas Pemerintah

Humas dalam pemerintahan dilakukan, baik ke dalam maupun keluar.Kegiatan humas pemerintah yang bersifat ke dalam, berupa mengadakan analisis terhadap kebijakan partai politik yang sudah dan sedang berjalan dan mengadakan perbaikan sebagai kelanjutan dari analisis yang dilakukan terhadap kebijakan publik, baik yang sedang berjalan maupun terhadap perencanaan kebijakan publik yang baru. Sedangkan kegiatan humas pemerintah yang bersifat ke luar berupa memberikan atau menyebarkan pernyataan-pernyataan secara jujur dan objektif kepada publik, dengan dasar mengutamakan kepentingan publik.

B.   Humas Industri dan Bisnis

Tujuan Humas Industri dan Bisnis

·        Menumbuh kembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen.

·        Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan perusahaan.

·        Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.

·        Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.

·        Mendukung bauran pemasaran.

Peran Humas Industri dan Bisnis

·          Hubungan humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan terapan marketing PR (MPR),

·          Hubungan dengan pemegang saham,

·          Hubungan dengan karyawan,

·          Hubungan dengan pers,

·          Bantuan untuk merekrut pegawai baru,

·          Hubungan dengan komunitas tertentu,

·          Hubungan antar perusahaan/organisasi lain,

·          Hubungan dengan pemerintah ( legislative dan eksekutif). 

C. Humas Sosial

TUGAS HUMAS PENEGAK HUKUM

mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

HUMAS ORGANISASI KEAGAMAAN

sekarang banyak memiliki staf humas yang mengurusi publikasi, publisitas, penerangan, pengumpulan dana, dan penyelenggaraan special event.

HUMAS PROFESI

•      Humas profesi adalah untuk mendapat pengakuan akan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan masyarakat banyak.

•      Contoh: Humas Organisasi Sukarela
Sam Black (1998) menyebutkan bahwa aktivitas suatu organisasi sukarela yang besar apapun macamnya adalah suatu praktik humas yang kontinu karena sebagian besar dari para pekerja, baik di pusat maupun di cabang-cabangnya yang tersebar, tidak dibayar. Namun, dana selalu diperlukan untuk memelihara semangat yang tinggi dengan tetap menarik simpati mereka terhadap tujuan organisasi dan dengan memelihara kepercayaan mereka terhadap kebijakan dan efisiensi organisasi.

HUMAS ORGANISASI INTERNASIONAL

•      Lahirnya hubungan internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang

•      Bidang yang berkembang: bidang pariwisata, bidang komunikasi, transportasi, tukar menukar di bidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah internasional dalam bidang ekonomi, politik, dan sebagainya.

•      Contoh kegiatan humas internasional: konferensi-konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak Negara. 

C.        MENGIDENTIFIKASI PROFIL HUMAS

Identitas dari individu atau organisasi yang memberikan informasi kepadayang membutuhkan, dengan maksud untuk mengenali, memahami, dan mempelajariindividu atau organisasi tersebut.

Berikut ini adalah enam kriteria yang merangkum keahlian seorang praktisi PR yang baik, terlepas dari latar belakang pribadinya.

·      Mampu menghadapai semua orang yang memiliki aneka ragam karakater dengan baik. Itu berarti ia harus mampu dan mau berusaha untuk memahami serta, terkadang, bersikap toleran kepada setiap orang yang di hadapinya tanpa harus menjadi seorang penakut atau penjilat.

·      Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya, ia mampu menjelasakan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik itu secara lisan maupun tertulis, atau bahkan secara visual (misalnya melalui gambar atau foto-foto).

·      Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Hal ini tetnunya menuntut di dalam kehidupan pribadi.

·      Memiliki integritas personal, baik di dalam profesi maupun di dalam kehidupan pribadinya.

·      Memiliki imajinasi. Artinya, daya kreatifnya cukup baik sehingga ia mampi membuat jurnal internal, menulis naskah untuk film dan video, menyusun rencana kampanye PR yang rinci dan jelas, serta mampu mencari dan menemukan cara-cara yang semula tak terbayangkan guna memecahkan berbagai masalah.

·      Kemampuan mencari tahu. Seorang praktisi PR dituntut untuk memiliki akses informasi yang seluas-luasnya. Dalam hal ini, ia memang dituntut untuk menjadi seorang yang serba tahu.

·      Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kampanye PR, serta belajar dari hasil-hasil tersebut.

Gambaran umum tentang profil petugas humas dan kualifikasi yang dimilikinya sebagai berikut.

·      Petugas humas haruslah orang cukup terampil, khususnya di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat komunikasi lainnya.

·      PR harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang berbagai macam media dan memahami proses manajeman.

·      PR harus memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, dala mengambil keputusan, mengelola opini public, mengefaluasi kecenderungan perilaku dan respo public.

·      PR juga harus memiliki selera dan perilaku yang baik tentang etika, simpati, dan empati, kepemimpinan, semangat, kreativitas dan imajiasi, kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.

4.        MENGOLAH INFORMASI YANG DITERIMA DARI MEDIA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

Public Relations (PR) bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut.

PR adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk melayani organisasi dan publik.

Hubungan PR merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya, kegiatan PR mampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh publik.

Untuk melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.

Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang praktisi PR harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut Cutlip dan Center, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 

1.      Research (penelitian)

Seorang praktisi PR harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi PR perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi PR harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus meng-olah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses PR tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.

2.      Planning (perencanaan)

Setelah tahap penelitian dan pencarian data, praktisi PR melanjutkan ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi PR melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

3.      Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Komunikasi sering kali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi PR. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan. Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi PR. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

4.      Evaluation (evaluasi)

Cara untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.